Bogføring og det, du bør vide

Derfor er et regnskab og bogføring vigtigt
Du er direktør i et startup eller en lille virksomhed, så du bør også have et minimalt kendskab til bogføring. Det korte svar er, at hvis du vil have succes, skal du forstå de underliggende nøgletal, og det kan et økonomisk overblik hjælpe dig med. Dernæst er der en del regler for, hvad du kan trække fra og hvor meget, hvilket kan være en god idé at kende. Og selvom du kan hyre en ekstern bogholder eller revisor, giver det dig en bedre forståelse for at drive en sund forretning, hvis du også forstår grundprincipperne.

Inden for emnet bogføring præsenteres du her for de mest centrale ting omkring bilag, kvitteringer og medarbejderudlæg. Det gør du, fordi disse tre begreber er omdrejningspunkter for Wolfpack.

Hvordan vælger du regnskabsprogram?
Der er mange regnskabsprogrammer på markedet, og enkelte af dem proklamerer også, at de er et gratis regnskabsprogram, men i de fleste tilfælde får du ikke al den funktionalitet, som du har behov for i et komplet regnskabssystem. Der er uden tvivl forskellige behov angående regnskabsprogrammer, men hvis du ikke er bogholder, så kan du oftest sortere de fleste fra, da omdrejningspunktet for disse forudsætter en vis indsigt i bogføring.

Kernefunktionerne i et regnskabsprogram er:
• Sende fakturaer for det, du sælger
• Registrere regninger for det, du køber
• Momsopgørelse, så du ved, hvad du skal betale i moms
• Bankoversigt, så du ved, hvor mange penge du har i banken
• Tilbudsfunktion, som fx håndværkere bruger forud for at sælge en vare.

Du bør vælge det regnskabsprogram, som appellerer til dig, og som opfylder dine krav til et sådant.

Korrekt håndtering af bilag
Hvordan du håndterer bilag generelt er ekstremt vigtigt, for selvom det kan lyde kedeligt, er det afgørende, at du fra starten får nogle gode digitale vaner, som sikrer dig, at du altid har en kopi af kvitteringer og regninger. Bogføring bygger på bilag, som er dokumentationssporet, der går forud for et korrekt opstillet regnskab.

Sådan håndterer du kvitteringer nemmest
Alt for mange erhvervsdrivende tager let på bilagene, herunder kvitteringer. Men det er vigtigt, at du holder fast på dine kvitteringer, da de er dokumentation for selv mindre køb. Det er penge, som du ofte kan trække fra i virksomhedsregi.

Det anbefales, at så snart du modtager en kvittering, tager du et billede af denne med en app til kvitteringer. Det kan fx ske ved at bruge Wolfpack. På den måde undgår du at miste en kvittering eller krølle den så meget, at den bliver ulæselig.

Ved at bruge en app gør du bogføringen langt lettere for bogholderen, ligesom du også sikrer dig, at du lever op til den nye bogføringslov, som træder i kraft januar 2024.

Sådan bør du lægge ud for virksomheden
Overvej at bruge en app som Wolfpack, hvor du trygt kan lægge ud med private penge, men får refunderet pengene til din private konto inden for 24 timer. På den måde er du ikke afhængig af firmakort eller større forkromede it-løsninger til selv små køb.

Med en app til kvitteringer som fx Wolfpack sikrer du dig også, at du både får dine penge umiddelbart efter købet, og at bogføringen bliver nemmere for bogholderen, da kvitteringer automatisk fremgår af systemets oversigt til bogholderen.

Forskellen på faktura og regning
Mange mennesker blander de to ting sammen, fordi de rent faktisk kan hedde det samme. Derfor er det vigtigt, at du gør op med dig selv, hvad du kalder hvad. Fx er det en god huskeregel, at alt, hvad virksomheden har som indtægt, kalder du fakturaer, mens alle udgifter virksomheden har, kalder du for regninger. På den måde lærer du også, at fakturaer er positive i regnskabet, mens regninger er negative.

Hvad er et bilag?
Et bilag er dokumentation for det, som du har købt i virksomheden. Det er et krav fra SKAT, at du gemmer bilag i op til 5 år. Et bilag kan have mange former, formater og referencer. Det kan være alt fra en kvittering, en faktura, et momsudtog, en lønseddel eller noget femte. Fælles for dem er, at du altså skal gemme dem som dokumentation over for SKAT og til din bogholder.

Hvornår er noget et bilag, og hvad kan et bilag være?
Et bilag er noget, som dokumenterer en transaktion, der bruges i bogføringen. Det kan være noget, du har solgt, som vi kalder en faktura, eller noget, du har købt, som vi kalder en regning. Regninger gemmer du både til SKAT og for at kunne dokumentere, hvornår du fx har købt din computer, i tilfælde af at den går i stykker.

Hvad indeholder et bilag?
Et bilag indeholder typisk købsdato, hvis det er en faktura, en produktbeskrivelse, beløb, moms m.m. Det er egentlig blot en oversigt over en transaktion, så man kan dokumentere transaktionssporet.