Denne artikel vil hjælpe dig med at forstå, hvad fakturascanning er, hvordan det fungerer, og hvilke fordele det kan have for din virksomhed. Vi vil også lave en trin-for-trin gennemgang af processen og give tips til at vælge den rette løsning for dig.
Hvad er fakturascanning?
Fakturascanning er en moderne og automatiseret måde at behandle indgående fakturaer på. Det indebærer at konvertere papir- eller elektroniske fakturaer til digitale data, som derefter kan importeres direkte i virksomhedens økonomisystem. Dette gør det nemmere at holde styr på fakturaer og betalinger samt effektivisere arbejdsprocesserne ved at reducere manuelt arbejde og minimere muligheden for fejl.
Hvorfor er Fakturascanning vigtigt for din virksomhed?
Fakturascanning kan have en række fordele for din virksomhed. Her er nogle af de vigtigste grunde til at overveje denne metode til fakturabehandling:
Tidsbesparelse
Ved at automatisere processen med at indtaste, kategorisere og arkivere fakturaer kan virksomheder spare værdifuld tid, som ellers ville blive brugt på manuelt arbejde. Dette betyder, at medarbejdere kan fokusere på mere værdiskabende opgaver i stedet for at blive belastet med administrative opgaver.
Reduktion af fejl
Manuel indtastning af fakturaoplysninger medfører en høj risiko for fejl, såsom forkerte beløb, manglende dokumenter eller forkerte koder og omkostningssteder. Automatiseret fakturascanning hjælper med at eliminere disse fejl ved at sikre, at alle oplysninger er korrekte og konsekvente.
Bedre overblik og kontrol
Fakturascanning giver virksomheder en bedre oversigt over deres finansielle situation ved at centralisere faktureringsoplysninger og gøre dem lettere at få adgang til. Dette giver ledere bedre mulighed for at overvåge og analysere finansielle data samt forbedre virksomhedens likviditetsstyring.
Sådan fungerer Fakturascanning
Der er flere trin involveret i en typisk fakturascanningsproces:
Indsamling og digitalisering af fakturaer
Der er flere metoder til at modtage fakturaer, bl.a. via e-mail, en scanningsløsning eller en webportal. Fakturaer skal digitaliseres, hvis de ikke allerede er i digital form, og derefter uploades til systemet.
Datafangst og tolkning
Datafangstsoftware bruges til at identificere og tolke de relevante oplysninger fra de scannede fakturaer, såsom leverandørnavn, fakturanummer og beløb. Oplysningerne valideres derefter for nøjagtighed og overholder virksomhedens regnskabsregler.
Automatiseret bogføring
Systemet vil derefter bogføre fakturaen i virksomhedens økonomisystem. Hvis nødvendigt, vil systemet også afstemme fakturaerne med eventuelle ordrer, kvitteringer eller andre relevante dokumenter.
Vælg den rette fakturascanningsløsning
Når du vælger en fakturascanningsløsning, bør du overveje følgende:
Fleksibilitet og integration
Sørg for, at løsningen kan integreres med dit nuværende økonomisystem og er fleksibel nok til at imødekomme dine specifikke faktureringsbehov og arbejdsprocesser.
Brugervenlighed
En god løsning skal være let at lære og bruge for både medarbejdere og ledere. Det skal også være enkelt og hurtigt at implementere i din virksomhed.
Support og service
Vælg en leverandør, der kan tilbyde pålidelig support og service, så du kan være sikker på, at eventuelle problemer eller spørgsmål bliver besvaret hurtigt og effektivt.
Ved at gøre brug af fakturascanning kan du spare tid, reducere fejl og forbedre virksomhedens overordnede finansielle styring. Følg disse trin og vælg den rette løsning for at udnytte de mange fordele, som fakturascanning har at tilbyde.
