Et EAN-nummer (European Article Numbering) er en unik, global identifikator, der bruges til at identificere en specifik enhed fx. et produkt eller en organisation.
Hvad er et EAN-nummer?
Et EAN-nummer, også kendt som GTIN (Global Trade Item Number), består typisk af 13 cifre, som optræder på en vares emballage eller stregkode. De første tre cifre identificerer normalt landet, hvori producenten er registreret, mens de følgende otte cifre identificerer produktet med en unik varekode. Sidste ciffer i talrækken er et kontrolciffer, der sikrer EAN-nummerets gyldighed.
EAN-numre anvendes af producenter, distributører og forhandlere over hele verden til at sikre, at varer og produkter kan identificeres og spores gennem hele forsyningskæden. Numrene gør det muligt at holde styr på varebeholdninger, foretage lagerstyring og sikre, at en vare kan spores tilbage til producenten i tilfælde af problemer eller fejl.
Hvornår bruges EAN-numre?
Et EAN-nummer bruges primært til at identificere og spore produkter i en forsyningskæde. Dette omfatter producenter, distributører, grossister, forhandlere og detailhandlere samt logistik- og transportvirksomheder. Man bruger numrene til at spore produkter, styre lagerbeholdning, planlægge produktion og forsyning samt sikre overholdelsen af love og regler.
EAN-numre bruges i detailhandelens kasse- og lagersystemer, hvor numrene sikrer korrekt prissætning, lagerstyring og letter betalingsprocessen ved kassen.
I brancher som fødevare- og lægemiddelindustrien er det obligatorisk at bruge EAN-numre for at overholde disse industriers lovkrav om sporbarhed og sikkerhed.
Hvordan får man et EAN-nummer?
Kun ved at være medlem af den globale organisation GS1 kan man anskaffe sig et EAN-nummer. GSI administrerer samtlige EAN-numre og holder styr på andre standarder i forhold til forsyningskæden.
Man skal kontakte GS1-organisationen i sit hjemland og udfylde en medlemsansøgning. GS1 vil derefter tildele medlemskabet, men tildelingsprocessen kan tage op til flere dage.
Når man er godkendt medlem af GS1, kan man anmode om tildeling af EAN-numre. Det kræver, at man informerer GS1 om fx. produktbeskrivelse, produktkategori og andre relevante oplysninger. GS1 vil herefter tildele produktet et unikt EAN-nummer.
EAN-numre varierer afhængigt af produkttype og brugen af det. Længden af EAN-numre kan også variere. Derudover kan der være andre krav, som skal opfyldes i forhold til land og branche.
Det er altid en god idé at undersøge kravene, inden man anmoder om et EAN-nummer.
Hvordan sender man faktura til et EAN-nummer?
Hvis man skal sende en faktura til en virksomhed, der har oplyst sit EAN-nummer som faktureringsadresse, kan det gøres på på forskellige måder.
Det mest almindelige er at benytte en såkaldt “e-faktura” eller “elektronisk faktura”. Denne faktura sendes digitalt gennem en elektronisk faktureringsportal eller softwareløsning.
Man kan også sende en papirfaktura til den fysiske adresse, der er knyttet til EAN-nummeret. Det er blot vigtigt, at man ud over EAN-nummer får informationer som fakturanummer og -dato, vare- eller ydelsesbeskrivelse, beløb, momsoplysninger og betalingsbetingelser skrevet med på fakturaen.
Er CVR-nummer og EAN-nummer det samme?
CVR (Central Virksomhedsregister) og EAN (European Article Numbering) er ikke det samme.
CVR er en offentlig registerdatabase for virksomheder og organisationer med forretning i Danmark. CVR administreres af Erhvervsstyrelsen i Danmark. Et CVR-nummer indeholder oplysninger om en virksomheds eller organisations navn, adresse, ejerforhold, branche og registreringsoplysninger. Hver enkelt registreret virksomhed i Danmark får tildelt et unikt CVR-nummer.
EAN er i modsætning her til en unik, global identifikator, der bruges til at identificere en vare eller et produkt i en forsyningskæde.
Selvom CVR og EAN er to forskellige identifikatorer, kan de sagtens være relateret. Når en virksomhed opretter en ny produktlinje eller produkt, kan den anmode om et unikt EAN-nummer fra GS1. Virksomheden kan tilføje dette EAN-nummer til produktet og derefter registrere det i CVR-databasen sammen med andre oplysninger om virksomheden.
Man kan også sende en papirfaktura til den fysiske adresse, der er knyttet til EAN-nummeret. Det er blot vigtigt, at man ud over EAN-nummer får informationer som fakturanummer og -dato, vare- eller ydelsesbeskrivelse, beløb, momsoplysninger og betalingsbetingelser skrevet med på fakturaen.
