Fakturering er en central del af enhver virksomheds økonomi, men mange kan finde det udfordrende at fakturere korrekt. Det er vigtigt at forstå, hvad en faktura er, hvorfor korrekt fakturering er vigtig, og hvordan man fakturerer korrekt.
I denne artikel vil jeg give en step-by-step-guide til korrekt fakturering samt eksempler på professionelle fakturaer og forskellige fakturaskabeloner.
Indholdsfortegnelse
En faktura er en form for dokumentation, som en virksomhed udsteder til en kunde for varer eller tjenester, der er blevet leveret. En faktura er en skriftlig aftale mellem virksomheden og kunden om, at der skal betales et bestemt beløb for de leverede varer eller tjenester. En faktura skal indeholde specifikke oplysninger for at være gyldig.
Formålet med fakturering er at sikre, at virksomheder modtager betaling for de varer og tjenester, de leverer. Derudover er fakturering også forholdet mellem køber os sælger, som viser hvad der er solgt og leveret.
Korrekt fakturering er vigtig af flere årsager. For det første kan mangelfuld eller forkert fakturering føre til forsinkede eller udeblevne betalinger fra kunden, hvilket kan påvirke virksomhedens økonomi negativt. For det andet kan mangelfuld fakturering også føre til juridiske problemer og konsekvenser, hvis ikke lovgivning og regler overholdes.
Der er forskellige krav til fakturering i Danmark. For det første skal fakturaen indeholde specifikke oplysninger, som navn og adresse på både virksomheden og kunden, CVR-nummer, fakturanummer, beskrivelse af de leverede varer eller tjenester, pris, moms osv. Det er også vigtigt at overholde de gældende momsregler og momsfrister.
Mangelfuld eller forkert fakturering kan føre til konsekvenser både økonomisk og juridisk. Hvis en faktura er mangelfuld, kan kunden kræve, at fakturaen bliver korrigeret, hvilket kan føre til forsinkede betalinger og besvær. Hvis der er juridiske krav, der ikke er overholdt, kan det føre til bøder og retssager.
Der er forskellige layouts på fakturaer, og forskellige opsætninger på hvordan en faktura ser ud, samt hvordan man fakturerer i de forskellige regnskabssystemer. Men fælles for dem alle er følgende.
- Faktura indeholder stamoplysninger på din virksomhed (CVR nummer, adresse, kontaktoplysninger og bankkonto) der skal indbetales til. Disse oplysninger er de samme hver gang du fakturerer.
- Når du laver en faktura skal du tilføje:
- Kunden der sælges til (CVR-nummer, adresse, kontaktoplysninger, betalingsbetingelser mv.
- varen/ydelsen du sælger
- Antal
- Momssats
- Fakturatotal
- Når ovenstående elementer er udfyldt, og angivet med priser osv. Så er du klar til at sende din faktura afsted til kunden.
De fleste regnskabssystemer har som sagt deres egne skabeloner, som du blot indsætter dine stamoplysninger på, samt de forskellige varer du sælger mv. Så det er mest den første faktura der skal afsted der tager tid, fordi du før afsendelse skal sætte fakturaoplysninger ind i regnskabssystemet. De efterfølgende fakturaer bør køre som smurt, når du har angivet oplysningerne ovenfor.
Derefter kan du lege med forskellige former for automatisering og optimering, så du får gjort din faktureringsproces hurtigere og mere smidig.
Efter fakturering skal du selvfølgelig følge op på dine kunder og betalingerne fra dem.
Dette gør du via debitorsaldolister, som du kan trække pr. givne datoer. Debitorsaldolisten i regnskabssystemet fortæller dig hvor mange penge du har til gode hos dine kunder.
Har du kunder som ikke har betalt efter forfaldsdatoen, kan du med fordel sende dem en rykker eller en venlig påmindelse om betalingen. I værste fald kan du efter 3 rykkere sende kunden til inkasso, så de kan forsøge at indkassere pengene hos din kunde.
Når din faktura skal betales, så indeholder din faktura betalingsoplysninger som skal anvendes hertil.. Disse oplysninger skal giver informationer såsom hvor betaling skal forefindes – bankkonto, FI kode eller andet. Derudover vil fakturaen indeholde informationer om hvornår den forfalder til betaling. Det typiske er 8 dage netto, som betyder at 8 dage efter fakturaudstedelsen, skal den betales.
Fakturering er vigtigt for din forretning. Både at du får det gjort, men også at det du får lavet er korrekt. Jo hurtigere du får faktureret din kunde efter endt arbejde, desto hurtigere kan du få pengene i kassen, og dette hjælper selvfølgelig på virksomhedens likviditet. Vi har også været igennem hvordan du skal lave dine fakturaer, således at dine kunder modtager fakturaer med rette oplysninger moms mv.
