6. June 2023 Af Werner ValeurAvatar photo

De 11 betalingsmåder medarbejdere benytter sig af ved indkøb til virksomheden, nogen af dem er ulovlige, så gør sådan i stedet

Jeg har samlet de 11 forskellige betalingsmåder, medarbejdere benytter, når de køber ind på vegne af deres virksomhed. Heraf udgør firmakort kun en meget lille andel, og alt for mange overser, at kort til udvalgte medarbejdere langtfra dækker behovet og visse måder rent faktisk er ulovlige. Med Wolfpack kan samtlige medarbejdere derimod nemt købe ind, og virksomheden får langt bedre styr på de talløse kvitteringer, som opstår i de utroligt mange købssituationer – firmakort eller ej – og helt lovligt.

Dette blogindlæg er usædvanligt omfattende, men som medstifter og ejer af Wolfpack, der er Danmarks letteste app til udlæg og medarbejderrefusion, kan jeg se, at mange virksomheder overser, hvordan kvitteringer opstår, omfanget af dem og ikke mindst behovet for en bedre, digital løsning, der er complient med de mange regler, som virksomheder og samfund har for udlæg. Men Wolfpack er et nyt produkt, så der skal kastes lidt ekstra lys over problemets omfang og løsningen herpå. I et andet blogindlæg, 8 eksempler på gængse ting de fleste medarbejdere har købt på et eller andet tidspunkt i virksomhedsregi”, har jeg oplistet, hvilke ting medarbejdere ofte køber i virksomhedsregi. Lægger du de to blogindlæg sammen, kan du nok regne ud, at der både skal styr på betalingstyper og et system til at håndtere de forskellige transaktioner.

1480589 scaled - Wolfpack - De 11 betalingsmåder medarbejdere benytter sig af ved indkøb til virksomheden, nogen af dem er ulovlige, så gør sådan i stedet

Her får du et overblik over de 11 almindelige betalingsformer, som medarbejdere benytter sig af, når de køber ind på vegne af virksomheden.

  1. Det er er i strid med reglerne, men alligevel ikke usædvanligt, at chefens firmakort benyttes af medarbejdere, som låner både kort og kode. Uhyggeligt risikabelt og forbudt – eftersom et firmakort er personligt.
  2. Pleo-kort er en nyere spiller på markedet. Med dette kan ansatte få en slags firmakort, men da Pleo er et debetkort, kræver det, at virksomheden først overfører penge til kortudbyderen (Mastercard). Idéen om at koble et Pleo-kort til en privat persons MobilePay i et forsøg på at gøre kortet digitalt er heller ikke løsningen, for dermed trækker medarbejderen faktisk penge ud ulovligt for at kunne dække sit forbrug direkte til sin konto. Den går altså heller ikke.
  3. Et almindeligt hævekort er et firmakort uden kredit, men med virksomhedens egne penge anbragt på hver medarbejders kortkonto. Hermed har virksomheden reserveret et vist beløb, som medarbejderen kan købe for.
  4. Virksomhedens cigarkasse er en klassisk fysisk boks med kontanter, som bogholderen har hævet i banken fra virksomhedens konto. Medarbejdere kan så låne kontanter til virksomhedskøb, mens en kassemester holder styr på, hvem der låner penge og hvad der bliver købt.
  5. Medarbejderens egne kontanter: Her hæver medarbejderen simpelthen sine egne penge og lægger ud for virksomheden, som derefter refunderer eventuelle udlæg.
  6. MobilePay: Endnu en betalingsvej, hvor en medarbejder lægger ud med egne penge. Her bruger den pågældende bare MobilePay og får senere pengene refunderet.
  7. Dankort er en tredje, ofte anvendt betalingsmetode: Medarbejdere bruger deres eget Dankort til at købe ind på virksomhedens vegne.
  8. Kreditkort: Ligesom med Dankortet bruger medarbejderen sit eget kreditkort til virksomhedsrelaterede indkøb for derefter at søge refusion for udlægget.
  9. Betaling over lønnen betyder fx, at medarbejderen får udleveret en telefon, hvorefter beløbet fratrækkes den følgende månedsløn.
  10. Ved fakturakøb anskaffer medarbejderen noget på vegne af virksomheden, som selv står for betalingen via en bankoverførsel.
  11. Firmakortet. Et personligt firmakort er et betalingskort, som er udstedt af en bank eller et kreditinstitut. Kortet er tilknyttet medarbejderen personligt, mens virksomheden indestår for de penge, der bruges. Reelt er kortet et lån eller en kreditramme, som kortudstederen opkræver på månedsbasis. Ulempen er, at denne betalingsform er dyr at administrere og besværlig at distribuere rundt til virksomhedens ansatte. Desuden kan kortet simpelthen kan blive væk. Af samme grund er det ofte kun udvalgte medarbejdere, der får et firmakort.

Alle disse betalingsmåder er bøvlede, administrativt tunge og indebærer forskellige risici. Men nu findes der en helt ny, samlet løsning: Wolfpack håndterer samtlige 11 betalingsformer og endda flere til. Fx kan man også benytte bitcoins og fremmed valuta. I Wolfpack er det nemlig underordnet, hvordan man betaler for varekøb – vi er mere optagede af, at dokumentationen er i orden, og at den medarbejder, som har lagt ud, får sine penge med sikkerhed og til tiden.

Har du også fået blod på tanden og vil sætte kløerne i Wolfpack? Så kan du gratis downloade vores app i både App Store eller Google Play.

Jeg håber, at dette blogindlæg har inspireret bogholdere, direktører og økonomiansvarlige til at læse med, for der er så meget at hente ved at strømline medarbejderindkøb – både med hensyn til tid, penge og medarbejderpleje. I sidste ende skaber det mindre administration, gladere medarbejdere og en bedre forretning.