Det er langtfra alle medarbejdere, som får udleveret et firmakort ved deres ansættelse. Faktisk er det snarere en undtagelse. Det er imidlertid et faktum, at det som medarbejder er meget svært at undgå at indkøbe ting på virksomhedens vegne. Derfor er det oplagt at downloade Wolfpack (gratis), så samtlige medarbejdere og økonomiafdelingen får et strømlinet flow af både køb, kvitteringer og refusion. Få her en liste over de mest gængse ting, som ansatte køber på vegne af deres virksomhed.
Jeg stiftede Wolfpack, fordi jeg havde bemærket, at alle medarbejderne i min tidligere virksomhed Billy indkøbte alverdens småting og lagde ud med deres egne penge. Antallet af banktransaktioner, som vores bogholder måtte foretage, var slående. Her opstod idéen til Wolfpack. Eftersom ikke alle kigger deres bogholder over skulderen, har jeg nedenfor samlet otte eksempler på typiske medarbejderindkøb.
Udover de mange måder, hvorpå medarbejdere kan betale udgifter (som beskrevet i ”Derfor er firmakort ikke nok – 11 betalingsmåder medarbejdere benytter sig af, når de køber ting på vegne af virksomheden”), er der talrige indkøb, medarbejdere foretager på vegne af virksomheden, og som Wolfpack vil gøre det meget lettere at administrere – også i købssituationen.
Her får du otte typiske eksempler:
- Køb af taxi – en medarbejder skal fra et kundemøde tilbage til kontoret eller har været til en mængde arrangementer uden mulighed for at cykle. Medarbejderen må ind i en taxa, som virksomheden skal betale for.
- Køb af rejser – en medarbejder, der skal rundt om i landet eller til udlandet, vil blive kastet for løverne, hvad angår kvitteringer. Hvis han eller hun ikke har et fast flow for håndtering af kvitteringer, bliver det en kedelig tur at vende hjem fra.
- Køb af medarbejdergoder som fx mobiltelefon, pc og bredbånd er efterhånden blevet normalt. I takt med at medarbejderne stiller krav til, hvad telefon og computer skal kunne, vil det blive endnu mere ønskværdigt, at de selv står for indkøbet.
- Køb af kaffe, kage og lignende er noget, som de fleste medarbejdere har prøvet. Man har været til frokost og skal ind til et nyt møde, hvor man gerne vil servere lidt kaffe og kage. Medarbejderen skynder sig ned til bageren eller sender en studentermedhjælper. Men ingen af dem har firmakort, så købet foretages med egne kontanter.
- Køb af softwarelicenser er i en digital tidsalder eksploderet. Medarbejdere vælger og køber software i mængder, fordi man ikke kan undvære det. Ofte er betalingen på månedsbasis eller årlig, men uanset hvad er det kritisk infrastruktur.
- Køb af hardware. En virksomhed har måske en it-afdeling, som står for anskaffelsen af de ansattes udstyr, men hyppigt bliver medarbejderen bedt om selv at købe ind.
- Køb af medlemskaber. Nogle virksomheder tilbyder rabatter via fitnesscentre eller andre sportslige aktiviteter.
- Køb af frokost, middag og restaurantbesøg. Ansatte spiser også og jævnligt med kunder.
Ved nærmere eftertanke må vi nok erkende, at medarbejderes indkøb af varer og ydelser bliver mere og mere almindeligt, hvilket for både chefen, medarbejderen selv og sågar bogholderen er et administrativt tidskrævende og bøvlet problem.
Du kan prøve Wolfpack helt gratis i 100 dage – dermed kan du teste Danmarks letteste app til udlæg og refusion og ved selvsyn konstatere, hvad du sparer i tid og besvær.
