Vil du have 100 % styr på økonomien i din virksomhed, må du have styr på alle udlæg. For at få styr på virksomhedens udlæg, må du kende til hver eneste lille kvittering. Gør du det? Med Wolfpack kan du lade appen om at holde styr på alle kvitteringer, også de kvitteringer som har med indkøb at gøre, som du ikke har foretaget. Det har nogle klare fordele, som du kan læse mere om i det følgende.
Du kender det godt. Du modtager en kvittering, men du har lidt meget om ørene, og kvitteringen bliver krøllet sammen og havner i en tilfældig lomme. Dagene går, du modtager lidt flere kvitteringer for andre udlæg, som du også gerne vil have ekspederet videre til din bogholder, men igen havner kvitteringerne tilfældige steder. Du er jo ellers meget tjekket, men indimellem har man bare travlt.
Men så er der luft. Du kan endelig få styr på dine udlæg. Gå kvitteringerne igennem og sørge for at bogholderen får, hvad bogholderen skal have, for at du kan få dækket dine udgifter. Det er dér, du opdager, at der mangler et par kvitteringer, og en enkelt er så krøllet, at du ikke kan tyde den. Nu er du på den, for du kan jo ikke få dækket det, som du ikke kan dokumentere. Det mantra har bogholderen ofte messet for dig og dine medarbejdere.
Tænk, hvor nemt det kunne have været, hvis hver eneste kvittering var blevet gemt digitalt i din Wolfpack app.
Det kræver ikke megen fantasi at forestille sig, hvor nemt det er at lade en app gemme kvitteringer digitalt fremfor at skulle have dem på sig fysisk. Ud over at slippe for papirnusseriet slipper du også for et par arbejdsgange, når du skal registrere hvert eneste udlæg. Med dine udlægskvitteringer samlet i en app, ved du altid, hvor de er og hvor du kan finde dem, hvis nogle skulle få brug for at se dem. Naturligvis kan du også selv scanne dine kvitteringer. Det gør mange allerede. Men det giver nu en gang et mere smidigt arbejdsfow, når du kan klare det hele i indkøbssituationen med din mobil.
Det kan være besværligt at lade en medarbejder håndtere indkøb til virksomheden, hvis denne er uvant med at bruge et firmakort. Og det bliver ikke mindre besværligt, hvis personen er nødsaget til at lægge ud af egen lomme, og din virksomhed ikke har et velsmurt refusionsflow. Det kan skabe en hel del usikkerhed, når du som medarbejder ikke kan vide dig sikker på, hvornår dit udlæg bliver refunderet.
Den slags usikkerheder og bekymringer er du og dine ansatte sparet for med Wolfpack. Og her er grundene til, at Wolfpack er god for hele flokken:
Den nye bogføringslov står på trapperne. Eller, den er her faktisk allerede. Fra den første januar 2023 skulle man som virksomhed allerede have defineret sin bogførings procedure. Over den næste årrække vil en lang række krav blive gennemført. Såsom brug af godkendte digitale regnskabsprogrammer.
Det vigtigste som virksomhed er at forstå, at det fremover bliver et krav at bogføre sine bilag og kvitteringer digitalt. Det vil sige, at hvis man gemmer sine bilag og kvitteringer fysisk, vil det være et krav at få skabt digitale kopier. Med andre ord skal man altså digitalisere sit regnskab.
Det vil være din virksomheds ansvar at sørge for at bogføringsmaterialet bliver gemt digitalt fem år frem fra det pågældende regnskabsår. Derudover, er det også virksomhedens ansvar at bogføringsmaterialet til enhver tid er muligt at genskabe, hvis kopier går tabt.
Du kan allerede nu komme på forkant af alle de krav, der bliver stillet ved den nye bogføringslov via Wolfpack, der kan sikre en gnidningsfri digital bogføringsprocess, uden at det koster det hvide ud af øjnene.
Hvis man spørger hvilken som helst bogholder om de kender til jagten på de manglende kvitteringer, eller om de har stået med en ulæselig et af slagsen ville man kunne se smerten i deres øjne.
Med Wolfpack er jagten forbi: i udlægs situationer skal medarbejderen selv tage billede af kvitteringen for at oprette et udlæg så bogholderen ved præcis, hvor han kan finde udlægskvitteringerne.
Derudover, kan du som chef have det fulde overblik over forbrug fra måned til måned, og selv sætte dit godkendelsesflow op, hvor det kan være manuelt for nogle, mens særligt betroet medarbejdere kan godkendes automatisk op til en beløbsgrænse som du selv fastsætter.
Er der mange apps på markedet? Ja det er der. Men Wolfpack er brugervenligt og enkelt og den har udlægsfunktion, hvilket gør at du med ro i maven kan droppe dine dyre firmakort og med fordel blive en del af den digitale ulveflok.
MobilePay kan bruges som en form for kvittering i visse tilfælde. Når du foretager en betaling via MobilePay, vil du normalt modtage en kvittering på din telefon, der viser transaktionsdetaljer som beløb, modtagerens navn og tidspunktet for transaktionen. Denne kvittering kan bruges som dokumentation for, at betalingen er foretaget. Dog skal det bemærkes, at MobilePay-kvitteringer primært er digitale og kan være afhængige af, hvordan de accepteres af forskellige parter (f.eks. butikker eller myndigheder) som gyldig dokumentation
Ja, mange virksomheder og tjenester tilbyder nu muligheden for at modtage digitale kvitteringer. Disse kvitteringer sendes normalt via e-mail, SMS eller gennem apps, og de indeholder de samme oplysninger som en traditionel papirkvittering. Digitale kvitteringer er praktiske, da de kan gemmes elektronisk og nemt søges frem, hvis du har brug for at dokumentere en transaktion senere. Det er en mere miljøvenlig mulighed og kan også hjælpe med at reducere papirspild.
At lave en kvittering indebærer normalt at inkludere visse oplysninger for at dokumentere en transaktion. Her er de typiske trin til at lave en kvittering:
Husk, at kravene til kvitteringer kan variere afhængigt af din lokal lovgivning og branchestandarder. Det er en god idé at undersøge, hvilke oplysninger der kræves for at sikre, at dine kvitteringer er gyldige og lovlige. Der er også software og værktøjer til rådighed online, der kan hjælpe dig med at generere professionelle kvitteringer.
