Bilag opstår bl.a. som følge af en finansiel transaktion. Når du køber en vare eller en ydelse, modtager du en kvittering for dit køb. Dette kalder man et bilag. Bilaget er et bevis for transaktionen og kan tillige give information om tid, sted, butik og pris. Læs her, om alt der er at vide om bilag, når du driver en virksomhed.
Hvad er et bilag?
I forretnings- og bogføringsmæssig sammenhæng refererer et bilag til et dokument, et bevis, for en finansiel transaktion. Bilag kan være fakturaer, kvitteringer, bankudskrifter, kontrakter og andre dokumenter, der udgør forskellige former for transaktioner.
Bilag bruges til at understøtte en specifik transaktion i regnskabet. Det er derfor vigtigt at få vedhæftet et bilag til hver transaktion. Bilag hjælper også til at identificere og spore transaktioner i tilfælde af revision af virksomhedens regnskaber.
Forskellen på bilag og faktura
Et bilag og en faktura er ikke det samme, selvom der er tale om relaterede dokumenter inden for regnskab.
Faktura: En betalingsanmodning fra en sælger til en køber for solgte varer eller ydelser. En faktura indeholder typisk oplysninger som pris, mængde, dato og betalingsbetingelser. Fakturaen er én slags bilag.
Bilag: En dokumentation for en transaktion, som kan være en faktura, kvittering eller anden form for dokument. Bilag bruges som vedhæftet dokumentation til bogføringen af en transaktion og indeholder oplysninger om transaktionen, fx dato, beløb og modpart.
En faktura er altså ikke det eneste, der skal bogføres som bilag. Og bilag kan indeholde andre former for dokumentation, end det du nødvendigvis finder i en faktura.
Skal bilag være elektroniske?
Med den nye, digitale bogføringslov er der allerede nu kommet krav til, hvordan du skal bogføre dine bilag. Fra 1. januar 2023 skal virksomheder have defineret deres bogføringsprocedurer. Inden længe vil det blive et krav at føre et digitalt bogholderi, hvor alle bilag skal gemmes digitalt. Dette bliver gældende for større virksomheder fra 1. januar 2024, og for små virksomheder fra 1. januar 2026. Læs mere om den nye bogføringslov her.
Hvor lang tid skal bilag gemmes?
Ifølge dansk bogføringslov skal virksomheder gemme deres bilag i 5 år fra regnskabsårets afslutning. Det betyder, at når regnskabsåret følger kalenderåret, skal bilag fra regnskabsåret 2022 opbevares indtil udgangen af 2027.
Bemærk, at reglerne om opbevaring af bilag kan variere afhængigt af virksomhedens størrelse og branche. I visse tilfælde kan det kræves, at bilagene opbevares i længere tid end 5 år.
Vil du sikre dig, at din virksomhed opfylder de gældende krav, er det en god idé at undersøge de specifikke forhold for din type virksomhed.
Wolfpack hjælper med bilagshåndtering
Har du arbejdet i en finansafdeling eller været leder for en virksomhed, har du højst sandsynligt været i berøring med diverse bilag. Måske har du ofte bakset med stakke af papirkvitteringer fra medarbejderindkøb. Måske har du ustandseligt jagtet medarbejderes forsvundne kvitteringer. Måske har du igen og igen opgivet at tyde, hvad der står på en krøllet kvittering. Uanset hvilke erfaringer du har gjort dig, tvinger den nye, digitale bogføringslov dig og medarbejderne til at kunne fremvise digitale kopier af alle kvitteringer.
Så er det godt, at Wolfpack kan hjælpe. For med appen kan hver eneste købskvittering blive et digitaliseret bilag i virksomhedens regnskabssystem. Køber skal blot tage et foto af sin kvittering med Wolfpack appen, uploade fotoet med det samme, og når købet er godkendt og registreret i regnskabssystemet, sørger Wolfpack for at tilbagebetale medarbejderens udlæg inden for 24 timer.
Med Wolfpack får du et komplet digitalt overblik over de bilag, der bliver uploadet gennem appen, og så er der styr på dem de næste 5 år.
