Kom godt i gang med Danmarks letteste udlægsapp i fire trin.
1. Oprettelse af virksomhed
Tilmeld dig via Wolfpack.dk og udfyld navn, telefonnummer og e-mail samt accepter handelsbetingelser.
Du modtager nu en bekræftelsesmail med en aktiveringskode. Dette er din sikkerhed for, at din e-mail kobles korrekt sammen med din virksomhed.
Kopier aktiveringskoden fra din e-mail og indsæt den. Indtast herefter virksomhedens navn, CVR-nr. og adresse.
Din virksomhed er nu oprettet, og du er inde i Ulvereservatet.
Færdiggør den fulde registrering ved at klikke på indstillinger.
Gennemgang af indstillinger
Under “Min profil” kan du ændre i dine oplysninger og kodeord til login.
Gå til fanen “Bogføring og integrationer”, hvor du kan se en oversigt over de tre regnskabsprogrammer vi har integrationer til. Vi arbejder på at tilføje flere, så hvis din udbyder ikke fremgår her, må du gerne sende en mail til support@wolfpack.dk.
Åbn et nyt vindue eller en fane i din browser, og log på dit regnskabsprogram (som kan være e-conomic, Dinero eller Billy).
Når du er logget ind, skal du gå tilbage til fanen “Bogføring og integrationer”, og klikke på det regnskabsprogram, du er logget ind i.
Efter et øjeblik er du automatisk koblet på, og en digital kopi af bilag kan overføres til din kassekladde.
Klik nu på betaling. Det er her, du indtaster dine betalingsdetaljer i forhold til udlægshåndtering og dit Wolfpack-abonnement. Udfyld dine oplysninger og klik gem.
Under abonnement er der automatisk valgt det billigste abonnement til dig, men hvis du allerede ved, at du har flere udlæg, end dette abonnement indeholder, kan du med fordel vælge at betale et større fast månedligt beløb, da prisen per udlæg falder markant, og det bliver billigst for dig.
Så længe du bliver under din grænse for antal udlæg pr. md., fakturerer vi ikke ekstra.
2. Gennemgang af Ulvereservatet
Ulvereservatet er forbeholdt administrativt personale, som er bogholdere, chefer og godkendere. Medarbejdere har derfor kun brug for at downloade appen.
Fra overblikssiden har du adgang til: Udlæg, Medarbejdere og Bogføring.
Under “Udlæg” får du overblik over alle virksomhedens udlæg. Ikoner viser, hvad der er godkendt, hvad der afventer godkendelse, og hvad der er afvist. Her kan du også klikke på et udlæg og se både den digitale dokumentation i form af et billede, samt skrive kommentar til udlægget, som afsenderen efterfølgende kan se.
Under “Din flok” får du en oversigt over alle brugere og deres rettigheder. Her kan du også sætte beløbsgrænser og få overblik over, hvem der mangler at få udlæg godkendt.
Under “Bogføring” får du en liste over udlæg, der kan konteres, så du kan overføre udlæg direkte til dit regnskabsprogram. Det er tidsbesparende at gøre bilag klar i Wolfpack, da de kan gemmes direkte i kassekladden ovre i regnskabsprogrammet, og du med ét klik kan bogføre dem efterfølgende.
3. Invitation og aktivering af medarbejdere
En medarbejder kan enten bruge invitationen sendt via Ulvereservatet, som du gør under “Din flok”. En bruger kan også på eget initiativ downloade Wolfpack fra App Store eller Google Play, hvorefter du skal oplyse virksomhedskoden, som du finder under “Virksomhedsprofil” ved at klikke på “indstillinger”.
Bemærk, at du som administrator skal godkende medarbejdere, der ikke er inviteret via e-mail, under “Min flok” før de kan få godkendt udlæg i Wolfpack. Det er din sikkerhed for, at det kun er dine medarbejdere, der kan sende udlæg ind til din virksomhedsprofil.
4. Sådan bruger du og flokken Wolfpack-app
Når medarbejdere har tilmeldt sig, og er godkendt af administrator, kan de let oprette udlæg via appen.
Først betaler medarbejderen for virksomhedskøbet, som enten kan være med egne midler eller firmakort.
Derefter tager medarbejderen et billede af kvitteringen, og dette er en digital og lovlig kopi til bogholderiet forud for godkendelsen af udlægget.
Medarbejderen taster det beløb ind, som skal refunderes, samt evt. en kommentar.
Medarbejderen kan nu swipe, “Opret udlæg”.
Nu skal en administrativ bruger i Ulvereservatet godkende dette udlæg, hvis der er sat manuel godkendelse op. Et udlæg kan godkendes automatisk, hvis det er inden for den månedlige beløbsgrænse sat for den enkelte medarbejder.
Nu kan medarbejderen se, at dette udlæg er godkendt, og pengene er på vej inden for 24 timer.
