Mange virksomheder har i stor stil introduceret hjemmearbejdspladser, men de første udfordringer melder sig, hvis man ikke er vant til at arbejde på ”langdistance” uden fysisk tilstedeværelse. Det kan lyde banalt, men i en travl hverdag overser du måske misforståelser, som får konsekvenser for samarbejdet med dine kollegaer.
Indholdsfortegnelse
Som en stor fortaler for hjemmearbejdspladser og remote teams har jeg i årtier arbejdet på tværs af tidszoner og landegrænser. Alligevel kan jeg nogle gange glemme, at et zoom-møde ikke er det samme som et fysisk møde. Vi tror, at vi kan, men det er simpelthen sværere at afkode den anden persons forventninger, hensigter og kommunikation. Det betyder ikke, at vi nødvendigvis skal mødes fysisk, men det kræver en anden bevidsthed og tilgang til den elektroniske mødeform og begrebet hjemmearbejdsplads.
Der går fx meget information tabt virtuelt, hvilket ikke er så heldigt, når vi kender vigtigheden af kropssproget. Albert Mehrabian, som har undersøgt emnet, fandt frem til, at 55 % af al kommunikation er nonverbal, 38 % toneleje, mens det sagte ord kun udgør 7 %. Det er værd at huske. Manglende indsigt i dette eller ren og skær glemsomhed i den konkrete situation kan derfor resultere i forskellige opfattelser af, hvordan en opgave skal løses, og hvad der egentlig kommunikeres.
På baggrund af denne viden, har jeg samlet de bedste tricks til netop remote arbejde i seks lette huskeregler:
- Ét emne ad gangen i dine mails
Det kan være fristende at fyre alle sine emner af i én stor e-mail, men når man ikke mødes, kan det blive for uoverskueligt, og vigtige pointer kan misses eller misforstås. Derfor er det en god huskeregel at nøjes med én hovedpointe i hver e-mail. Den skal til gengæld beskrives så tydeligt som muligt.
- Stil modspørgsmål til opgaver, som lander på dit bord
Du skal afdække enhver opgave ganske omhyggeligt, så du minimerer risikoen for misforståelser. Det kan let gøres ved at stille modspørgsmål eller udfordre opgavens karakter eller omfang. Hermed får du afdækket, hvilken arbejdsmængde opgaven kræver.
- Mød stadig dine kollegaer fysisk
Det har både en social og samarbejdsmæssig betydning at mødes fysisk. Man får flere ”cues” (små hints) om hinanden, hvilket bidrager til at skabe et dækkende billede af opgavernes omfang og om, hvordan vi hver især kommunikerer.
- Vær mere ”large”, når misforståelser opstår
Dvæl ikke for meget ved misforståelser. Giv feedback og tal om det, så I kommer videre og undgår dem fremover. Misforståelser opstår, men hvis man betragter dem som en naturlig del af det at arbejde remote, besværliggør man ikke situationen. Det giver større forståelse over for hinanden og plads til at begå fejl.
- Grib knoglen
Hvis du kan se, at en opgave er blevet misforstået, og at e-mailkorrespondancen bare bliver længere og længere, så tag en pause og koordiner et kald med din kollega. Det er lettere at finde en løsning over telefonen end ved endeløse mails frem og tilbage.
- Faste kald øger følelsen af nærhed
Når man arbejder remote, er det gavnligt at vende dagens opgaver over fx telefonen med en eller flere kollegaer, afhængigt af hvor mange man er i berøring med. Her kan man både drøfte dagen, der kommer, og sætte ord på de opgaver, som skal afleveres eller løses. Dermed foregår alt ikke kun over e-mail.
Mit navn er Werner Valeur, og jeg er CEO og co-founder af Wolfpack. Vi arbejder fra fire kontorer, har mere end 10 hjemmepladsadresser og kender alt til ovenstående udfordringer. Vi kæmper sammen side om side imod kompliceret udlægshåndtering, og har derfor skabt Danmarks letteste app til udlæg. Den er gratis at tage i brug, og du kan downloade den i både AppStore og Google Play.
