Hvad er en udgift?
En udgift er som oftest en økonomisk transaktion, hvor en virksomhed eller person betaler for en vare eller ydelse. Udgifter er en fast del af de samlede driftsomkostninger for en virksomhed. Der skal betales leje, løn, skatter og meget andet. Derfor er det vigtigt, at du har styr på dine udgifter, så du kan budgettere rigtigt og styre din økonomi derefter.
Hvornår opstår en udgift?
En udgift opstår, når der sker en økonomisk transaktion, hvor der bliver brugt penge eller andre af virksomhedens ressourcer. Det kan være køb af varer eller ydelser, betaling af leje, lønninger, skatter og afgifter, regninger, køb af fast ejendom eller udstyr. For en virksomhed er der mange nødvendige udgifter forbundet med at opretholde driften.
Der er også udgifter forbundet med uforudsete omstændigheder eller nødsituationer, som fx. pludselig sygdom eller lignende, som måske kræver medicinsk behandling. Eller der kan for virksomheden være et økonomisk ansvar forbundet med en ulykke, hvor der skal betales bøder eller erstatninger.
Forskellen på udgifter og omkostninger
Udgift og omkostning er to relaterede begreber, som ofte benyttes i økonomisk sammenhæng, men der er dog en lille forskel mellem de to.
En udgift er oftest en enkeltstående transaktion, som dækker et specifikt formål og er direkte eller indirekte forbundet med virksomhedens aktiviteter eller en persons privatliv.
Omkostninger refererer derimod til en samling af udgifter. Derfor kan man fx. tale om “de samlede omkostninger” ved produktionen af en vare eller levering af en ydelse. Omkostninger omfatter alle udgifter, der er nødvendige for at opretholde virksomhedens drift og produktion, uanset om disse er faste eller variable. Omkostninger omfatter både direkte udgifter som fx. køb af råvarer og lønudbetalinger og indirekte udgifter som fx. administrative udgifter og afskrivninger på udstyr og ejendom.
Hvornår skal udgifter bogføres?
Når en virksomhed har købt varer eller ydelser eller har modtaget en faktura eller regning, skal udgiften bogføres i regnskabet med det samme. Det samme gælder for andre typer af udgifter, fx. lønninger og skatter. De skal bogføres i regnskabet, når de bliver udbetalt.
Normalt bliver udgifter bogført ved hjælp af et system med debet– og kreditposter. Udgifter debiteres på en særskilt konto og krediteres på bankkontoen eller kreditorernes konto.
Husk at sørge for, at der er dokumentation for alle udgifter, som fx. fakturaer eller kvitteringer. De skal gemmes, så du kan redegøre for dine udgifter overfor eventuelle revisorer eller skattemyndigheder.
Wolfpack får styr på dine udgifter
Savner du en tydelig oversigt over din virksomheds udgifter? Har du intet overblik over brugen af jeres firmakort? Bruger din bogholder alt for meget tid på at håndtere jeres kvitteringer og fakturaer? Så er tiden nok moden til at få styr på flokken med Wolfpack.
Wolfpack er den ideelle partner til at få bedre styr på din virksomheds udgifter. Dine medarbejdere behøver ikke at bruge et firmakort. Wolfpack appen tillader dem uden bekymring at kunne lægge ud for virksomheden med deres egne betalingsmidler, fordi refusionsprocessen er både nem og hurtig.
Wolfpack hjælper dig med at holde styr på de kvitteringer, som følger med medarbejdernes indkøb via et nemt, brugervenligt system og smarte, digitale integrationer. Appens godkendelsesflow kan sættes op, så hver enkelt medarbejders køb kan godkendes automatisk eller manuelt af den ansvarlige chef. Samtidig kan chefen holde styr på den enkelte medarbejders udgifter fra måned til måned.
